Maike Lehnart, seit Juli 2013 Standard und Excellence in der Logistik bei Papyrus: „Unsere Erwartungen haben sich erfüllt.“ (Bild: Papyrus)
Lange Wartezeiten und gestresste Mitarbeiter an den Rampen? Der Papiergroßhändler Papyrus Deutschland hat dem Stau an der Rampe den Kampf angesagt. Die Bilanz nach einem Jahr mit Zeitfenstermanagement.
Wer mag schon Warten? Die Zeit vergeht langsam, Folgetermine platzen und die Stimmung tendiert gegen null. Zeit ist Geld, und kein wirtschaftlich aufgestelltes Unternehmen kann es sich heute mehr leisten, Zeit zu verschenken. Umso mehr verwundert es, dass Deutschlands Wirtschaft das Chaos an ihren Lieferrampen so lange hinnimmt.
Nicht so der Papiergroßhändler Papyrus Deutschland. Das Unternehmen zählt mit 12 Standorten zu den führenden Papiergroßhändlern. Etwa 830 Mitarbeiter erzielten 2014 einen Umsatz von 683 Millionen Euro und verkauften 824.000 Tonnen Papier. Im Sortiment finden sich etwa 8.000 Artikel, darunter grafische Papiere, Papierrollen, Verpackungen, Briefumschläge und Versandtaschen.
Zeitfenstermanagement in der Papyrus-Logistik
Um die Abläufe an den Wareneingangsrampen zu optimieren, setzt Papyrus an den Standorten Köln, Langenhagen, Nürnberg, Heimstetten, Kelkheim und der Hauptniederlassung in Ettlingen seit über einem Jahr auf Zeitfenstermanagement und das „TimeSlot“-System des Freiburger Anbieters Cargoclix. Das internetbasierte Zeitfenstermanagement-System (ZFM) ist weit verbreitet in der Industrie und auch bei Unternehmen wie Daimler, Claas, Bosch, Müller Drogerie, MEG, Klöckner, Gerolsteiner, Würth oder dem Deutschen Milchkontor im Einsatz.
Das Prinzip ist denkbar einfach: Papyrus stellt seine freien Ladetermine in das System ein und die Logistikdienstleister und Lieferanten buchen ihre gewünschte Ablieferzeit via Internet ein. Kostenpunkt: 50 Cent. Seither gehören lange Abfertigungszeiten der Vergangenheit an, der Wareneingang ist aufgeräumt und die Mitarbeiter wissen im Vorfeld, was wann zu tun ist.
Rückblick in die Vor-ZFM-Zeit
Vor einem guten Jahr sah das freilich noch anders aus. „Die Ankunft der LKW war nicht planbar. Manchmal stand um 8 Uhr morgens kein einziger LKW an der Rampe und um 11 Uhr gleich fünf in der Warteschlange“, schildert rückblickend Maike Lehnart, seit Juli 2013 Standard und Excellence in der Logistik bei Papyrus. Ein Zustand, den man bei Papyrus nicht mehr hinnehmen wollte, und der zur Entscheidung für ein ZFM-System führte. „Flexibilität, ein praktikables und benutzerfreundliches System sowie der günstige Buchungspreis für die Kunden und Lieferanten waren die Gründe, warum wir uns für Cargoclix entschieden haben“, sagt die Projektleiterin. Zudem konnte das ZFM-System auf jeden Standort von Papyrus individuell angepasst werden und der Einführungsaufwand war überschaubar. Ein aus ihrer Sicht großer Vorteil ist, dass Änderungen, wie etwa das Anlegen einer neuen Rampe, die eigenen Mitarbeiter ganz einfach selbst erledigen können, ohne den Service von Cargoclix in Anspruch nehmen zu müssen.
Effekte auf Prozesse und Mitarbeiter
Durchschnittlich 80 LKW fahren die insgesamt 17 Rampen täglich an, um entladen zu werden. Insgesamt stehen die LKW deutlich kürzer auf dem Hof und die Arbeitsabläufe sind besser planbar. Als Hauptvorteile nennt Lehnart den besseren Überblick über das Tagesgeschehen und einen größeren zeitlichen Spielraum. Vor allem aber auch die Mitarbeiter bei Papyrus seien durch die ZFM-Einführung entlastet worden.
Überzeugungsarbeit leisten
Ein Selbstläufer ist Zeitfenstermanagement dennoch nicht gewesen. Dass es heute so rund läuft, ist auch das Ergebnis von Überzeugungsarbeit, verantwortungsvollen Entscheidungen und einer offenen Kommunikation – intern wie extern. Die letzten Zweifler hätten ihre Meinung spätestens nach den ersten praktischen Erfahrungen geändert: „Wir hatten am Standort Heimstetten einen Lieferanten, der von Anfang an sofort Zeitfenster gebucht und das auch sehr gut in seine Tourenplanung eingebaut hat. Er ist morgens pünktlich um 7 Uhr an der Warteschlange der Nichtbucher vorbeigefahren und wurde sofort abgeladen. Besser kann man die Vorteile von Zeitfenstermanagement nicht zeigen“, erinnert sich die Logistikverantwortliche. Inzwischen buchen 100 Prozent der Lieferanten. Lehnarts Resümee nach einem guten Jahr mit Zeitfenstermanagement: „Mithilfe von TimeSlot haben wir die Schnittstelle Rampe optimal in unsere Supply Chain integriert. Die Prozesse sind planbar, Engpässe kommen praktisch nicht mehr vor und auch die weichen Faktoren wie Kunden-, Lieferanten- und Mitarbeiterzufriedenheit haben sich verbessert. Unsere Erwartungen haben sich erfüllt.“
